Nova integração Ploomes <> Meetime - detalhes e como ativar

A nova integração entre Ploomes e Meetime permite a centralização no CRM. Agora leads e oportunidades são unificados em um só lugar, garantindo maior visibilidade e controle durante todo o processo comercial.

Sobre a integração

A integração entre Ploomes e Meetime conecta o CRM ao fluxo de prospecção por cadências. 

Os leads são iniciados no Ploomes e enviados automaticamente para a Meetime através das automações de funil. Com isso, as atividades de cadência e resultados (ganho/perdido) realizados na Meetime são enviados para o Ploomes. 

Observação: Nessa versão, o envio ocorre somente no sentido Ploomes > Meetime. Depois que o negócio está integrado, há sincronização bidirecional de campos (ex: nome, telefone e status do negócio).  A Meetime não cria negócios no Ploomes, mas pode criar contatos quando forem leads associados ao mesmo negócio já existente no Ploomes.

Como funciona?

1. Você define uma etapa do funil no Ploomes que irá disparar o envio do lead para a Meetime.
2. Dentro da Meetime você executará as atividades da cadência (ligações, e-mails, reuniões).
3. Os resultados dos leads e as atividades realizadas na Meetime voltam para o Ploomes como Registro de Interação e atualização de status do negócio ou motivos de perda.
4. O histórico permanece centralizado no Ploomes.

Quais os benefícios?

• Evita retrabalho: como o envio de atividades e status é automático e o retorno é registrado no CRM, reduz a duplicidade de dados.
• Mantém dados consistentes: sincronização de campos entre Ploomes e Meetime.
• Prospecção automatizada: cria o lead na Meetime conforme as regras do funil no Ploomes, sem processos manuais.
• Melhora o controle do funil: permite o avanço automático de estágios conforme o resultado (ganho/perdido) e concentra o acompanhamento no CRM.

Pré-requisitos

• Ter uma conta ativa na Meetime.
• Ter acesso ao Token da API da Meetime (você pode verificar aqui como acessar na Meetime). A autenticação é por conta, então ao ativar, vale para todos os usuários da conta Ploomes).
• Ter uma conta Ploomes com permissão para ativar integrações plug-and-play e configurar automações de funil.

Como ativar?

Passo 1: Acessar tela de configurações no Ploomes

No Ploomes, acesse Administração > Integrações plug-and-play > Meetime > Escolher versão "Centralização de leads no CRM"

Passo 2: Acessar a tela de integrações da Meetime

Agora na Meetime, clique na sua foto no canto superior direito > Integrações > API > Copie o Token da conta

Passo 3: Colar o token da API no Ploomes

Retornando para o Ploomes, cole o token no campo "Token de Integração" > Validar Token 

Passo 4: Configure a seção Leads (Pessoas, Empresas e Negócios).

Nessa etapa, a interface já indica que há criação e edição de dados entre Ploomes e Meetime.

Quais funis poderão enviar leads

O primeiro passo é definir quais funis do Ploomes poderão enviar leads para a Meetime e ficarão disponíveis para configurar automações de envio.

- Nesta etapa, você apenas habilita os funis que terão acesso à automação de envio. A configuração da automação será feita diretamente dentro da tela de automações do funil.

O que fazer quando leads enviados forem ganhos na Meetime

Quando um lead integrado é marcado como ganho na Meetime, é possível definir qual será a ação aplicada automaticamente ao negócio correspondente no Ploomes:

- Avançar o negócio para uma etapa específica

- Manter o negócio na mesma etapa

- Ganhar o negócio no Ploomes

Lógica de exibição das configurações

O Ploomes aplica regras específicas na exibição das opções:

- Para um mesmo funil e uma mesma cadência, só pode existir uma ação configurada.

- Ao selecionar um funil, o Ploomes verifica quais cadências já estão vinculadas a esse funil com ações configuradas na Meetime.

- As cadências já utilizadas em outras configurações não aparecerão como opção no segundo dropdown (cadências).

Passo 5: Mapeamento dos campos

A sincronização da integração possui campos pré-associados automaticamente e campos personalizáveis que o usuário pode associar manualmente. 

- É importante que esses campos já existam na Meetime.

Entidades mapeáveis 

Três entidades podem ser associadas à mesma entidade de lead na Meetime:

• Campos de Pessoa (Ploomes) <> Campos de Lead (Meetime)
• Campos de Empresa (Ploomes) <> Campos de Lead (Meetime)
• Campos de Negócio (Ploomes) <> Campos de Lead (Meetime) 

Pessoa <> Lead

Nesta seção, o usuário define quais campos do tipo Pessoa no Ploomes serão associados a campos de Lead na Meetime. 

Campos pré-associados padrão da integração e não editáveis: Nome, E-mail e Telefone.

Obs: Em caso de múltiplos telefones, todos os números são enviados para a Meetime.

Para adicionar novos campos, basta clicar em "Nova relação de campos", selecionar o campo no Ploomes e na Meetime.

Empresa <> Lead

Nesta seção, o usuário define campos do tipo Empresa no Ploomes que serão associados a campos de Lead na Meetime.

Campos pré-associados padrão da integração e não editáveis: Nome e Telefone.

Obs: Em caso de múltiplos telefones, todos os números são enviados para a Meetime.

Negócio <> Lead

Nesta seção, o usuário define campos do tipo Negócio no Ploomes para associar a campos de Lead na Meetime.

Campos pré-associados (padrão da integração – não editáveis): 

Contatos Relacionados <> Leads associados a um mesmo negócio

O campo Contatos Relacionados no Ploomes representa os leads vinculados ao mesmo negócio.

• Ploomes > Meetime: se um negócio for integrado com contatos relacionados, serão criados múltiplos leads na Meetime, todos associados ao mesmo negócio.

Importante: após a integração do card e do lead, não é possível adicionar novos contatos relacionados pela Ploomes para gerar leads na Meetime. Essa associação deve ser feita antes do envio do card pela automação de funil.

• Meetime > Ploomes: após integrado, ao adicionar leads associados a um mesmo negócio na Meetime, serão criados contatos relacionados no Ploomes.

- A integração não cria duplicatas de pessoas ou empresas na Ploomes:

Para Pessoas, o sistema verifica o e-mail antes de criar.

Para Empresas, o sistema verifica o CNPJ (quando mapeado) e o Nome da Empresa.

• Responsável mais recente (Meetime) ↔ Responsável (Lead)

- Campo criado da Ploomes automaticamente na ativação da integração.

- Define o responsável pelo lead no momento do envio e é atualizado caso o responsável mude na Meetime.

- Pode ser alterado no Ploomes até o envio do card para a Meetime.

- Após a integração, só a Meetime pode atualizar esse campo.

- Caso o usuário tente alterar pelo Ploomes, o valor é revertido e é criado um Registro de Interação com o motivo do erro.

• Responsável inicial (Meetime) ↔ Responsável (Lead)

Campo da Ploomes de dados criado na ativação da integração, não editável no CRM.

Armazena quem foi o primeiro responsável pelo negócio, garantindo rastreabilidade histórica.

• Cadência mais recente (Meetime) ↔ Cadência (Lead)

Campo da Ploomes é criado na ativação da integração.

Armazena a última cadência enviada para a Meetime via automação de funil.

Campo bloqueado para preenchimento manual, atualizado automaticamente pela Meetime.

• Cadência inicial (Meetime) ↔ Cadência (Lead)

Campo da Ploomes é criado na ativação da integração.

Armazena a primeira cadência enviada para a Meetime.

Campo somente para dados, não pode ser alterado após o registro inicial.

Passo 6: Configuração da Seção de Vendedores (Usuários)

• Ao ativar a integração, ocorre automaticamente a sincronização dos usuários da Meetime com os usuários do Ploomes. Com isso, todo usuário existente na Meetime terá um correspondente no Ploomes.
• O campo chave para essa sincronização é o e-mail. É por meio dele que o sistema identifica se deve associar um usuário existente ou criar um novo usuário na conta Ploomes.
• A sincronização é contínua: novos usuários criados na Meetime após a ativação serão criados automaticamente no Ploomes.

Regras de criação e associação de usuários:

• Se o e-mail já existir no Ploomes, o usuário é associado ao usuário existente, sem alterações de nome ou perfil.
• Se o e-mail não existir e o nome estiver peenchido na Meetime, é criado um novo usuário no Ploomes, utilizando o nome e e-mail da Meetime, com o perfil definido pelo administrador.
• Se o e-mail não existir e o nome estiver em branco na Meetime, é criado um novo usuário no Ploomes utilizando o e-mail da Meetime como nome padrão, além do perfil selecionado.

Passo 7: Configuração do perfil padrão

A única configuração disponível nesta seção é a escolha do perfil de usuário padrão que será atribuído aos novos usuários criados pela integração. 

Essa configuração é feita em um campo de seleção, que lista todos os perfis disponíveis na conta Ploomes. Após selecionar o perfil e ativar a integração, todos os novos usuários criados a partir da Meetime já serão registrados cno Ploomes com esse perfil padrão.

A manutenção dessa associação é contínua, então todo novo usuário criado na Meetime após a ativação da integração também será criado no Ploomes automaticamente.

Passo 8: Configuração de Automação de Funil

As automações de funil determinam quando (em qual etapa do funil) e como (com base em filtros e gatilhos) os leads serão enviados para a Meetime.

A automação só ficará disponível nos funis selecionados durante a integração (Passo 4), permitindo personalizar as regras de envio conforme a necessidade de cada operação.

1. Acesse o funil desejado clicando em Negócios > Funil que irá aparecer conforme os seus configurados > Todos os funis

2.  Clique no funil desejado

3. Clique em Menu > Configurar funil

4. Agora, você vai definir em qual etapa do funil você deseja que o lead seja disparado para a Meetime. Após escolher, selecione Configurar automações > Nova automação.

5. Defina os seguintes campos abaixo:

Descrição - Nome ou descrição live para identificar a regra.

Gatilho - Define o momento em que o sead será enviado para a Meetime. Opções disponíveis: "Negócio entrou neste estágio" / "Negócio reaberto neste estágio".

Filtros - Permite definir critérios adicionais para o disparo da automação (ex: tipo de produto, responsável, segmento etc).

Ao ser disparada, o que a automação deve fazer - Selecione a ação "Enviar lead para Meetime".

6. Nessa etapa, aparecerá uma lista de seleção com todas as suas cadências existentes na Meetime.  É necessário definir em qual cadência o lead enviado pelo Ploomes será aplicado na Meetime.

7. É necessário definir como o lead será inserido no fluxo de prospecção:

- Início imediato: o lead é enviado e fica "Ativo" na Meetime;

- Aguardar início: o lead é enviado e fica como "Esperando Início", para que o vendedor puxer o lead manualmente quando necessário.

Após salvar essas configurações, a integração entre Meetime e Ploomes foi finalizada.

Nesse artigo, você pode verificar mais detalhes de Como funciona a nova Integração entre Ploomes e Meetime.

Glossário da Integração Ploomes <> Meetime

Card / Negócio (Ploomes): Registro principal de oportunidade no Ploomes, que pode conter pessoa, empresa, produtos e informações de venda. É o item integrado à Meetime como lead.

Contato Principal: Pessoa vinculada ao negócio no Ploomes que será o lead principal na Meetime.

Contatos Relacionados: Pessoas adicionais vinculadas a um mesmo negócio no Ploomes. Na Meetime, correspondem a múltiplos leads associados ao mesmo DealID.

Responsável mais recente: Campo criado automaticamente na ativação da integração. Indica o responsável que será enviado para a Meetime e atualizado posteriormente pela plataforma.

Responsável inicial: Campo de registro histórico que armazena quem foi o primeiro responsável pelo lead no momento da criação. Não é editável.

Funil Integrado: Funil do Ploomes habilitado para utilizar a automação “Enviar lead para a Meetime”. Somente os funis marcados podem disparar envios.

Automação de Funil: Regra configurada em um funil da Ploomes para determinar quando e como enviar um lead à Meetime (ex.: “Ao entrar na etapa X, criar lead na Meetime”).

Registro de Interação: Registro automático criado no histórico do card conforme as atividades executadas na Meetime (ex.: ligação, e-mail, reunião).

Checklist Obrigatório: Requisitos que impedem movimentação de etapa enquanto não forem preenchidos. Também são respeitados pela Meetime ao tentar mover leads de etapa.

Pessoa Fantasma: Pessoa criada automaticamente pela integração quando um card é enviado à Meetime sem contato associado. Serve apenas para garantir o vínculo do lead.

Campo-chave (E-mail): Único campo usado para identificar e evitar duplicidade de leads. Todas as verificações de correspondência são baseadas nesse campo.

Fluxo Centralização no CRM: Novo modelo de integração (recomendado), em que os leads são enviados da Ploomes para a Meetime via automação de funil, com sincronização bidirecional.