O que é?
O Agendamento de Reuniões é uma funcionalidade para a etapa de passagem de bastão do SDR para o vendedor. Ela permite a visualização das agendas dos vendedores de forma unificada, possibilitando encontrar horários disponíveis em todas as agendas em um único calendário, garantindo que a divisão entre os vendedores seja mais justa com o roteamento automático.
*Essa é uma funcionalidade beta disponível apenas para clientes selecionados e que possuem integração com o Pipedrive
Como habilitar o agendamento?
- Acessar Prospecção > Ajustes > Agendamento de reunião
- Clicar no botão Ativar funcionalidade:
- Após ativar a funcionalidade é preciso compartilhar o link de integração com os vendedores que receberão os agendamentos, para isso basta clicar em Copiar Link e enviar a eles:
*Para receber os agendamentos o vendedor precisa estar nas configurações de saída da cadência:
Ao receber o link o vendedor deve abrir o endereço em seu navegador, em E-mail Address ele deve incluir o mesmo e-mail que utiliza para acessar o Pipedrive:
A próxima página pede a inclusão do e-mail que será integrado, no exemplo abaixo estamos utilizando um e-mail do Gmail (Google), mas os calendários da Microsoft (Exchange/Outlook), Apple, Yahoo e AOL também podem ser integrados:
Para finalizar o vendedor deve autorizar o acesso da Meetime ao calendário e configurar as preferências pessoais:
As preferências pessoais determinam se o link para a reunião será gerado automaticamente, criando um link para uma videoconferência do Google Meet, ou se o próprio vendedor vai adicionar um link único para todas as reuniões.
Como definir as preferências de agendamentos?
- Quanto tempo as reuniões duram?
A primeira configuração define quanto tempo cada reunião vai durar, por padrão as opções são de 15 min, 30 min ou 1 hora.
A opção Outro permite definir um período personalizado:
- Em quais horários as reuniões irão começar?
Abaixo da opção de tempo para duração das reuniões tem um link para “Avançado: Ajustes de tempo”. Essa configuração permite escolher a hora de início da reunião, exibindo os horários disponíveis em blocos.
Por exemplo, as reuniões tem duração de 1 hora e o ajuste de tempo está em 30 minutos, os horários disponíveis serão nos blocos 08:00 às 09:00, 08:30 às 09:30, 09:00 às 10:00 e assim por diante:
- Quando o time está disponível para realizar reuniões?
Define quais dias da semana e durante quais horários as reuniões poderão ser agendadas.
Para finalizar, clicar no botão Salvar preferências.
Como agendar uma reunião?
O agendamento pode ser realizado de duas formas:
Na tela de execução de uma atividade, para abrir basta clicar no ícone de calendário:
Na página do lead, ao clicar em Agendar reunião:
Antes de finalizar o agendamento algumas informações devem ser levadas em conta:
- Responsável: o roteamento automático vai transferir automaticamente, respeitando a fila naquela cadência. Já a seleção manual permite selecionar um vendedor específico para receber o agendamento.
- Vendedores participantes da cadência: mostra todos os vendedores selecionados na configuração de saída da cadência em questão.
- Link de videoconferência no convite: quando ativo (botão verde) gera o link da reunião automaticamente no convite/evento da reunião.
Também é possível incluir Título da reunião, convidados adicionais (e-mail) e descrição do evento.
Caso o vendedor tenha configurado um link próprio para as reuniões, o botão não estará disponível nessa tela.
Ao finalizar clicar para Agendar reunião e enviar convites, após isso a reunião já está agendada e vai aparecer na agenda do vendedor
Ainda tem dúvida? Entre em contato com a gente através do e-mail suporte@meetime.com.br