Integração HubSpot + Meetime: Como ativar a integração? – Meetime

HubSpot + Meetime

Com a integração, é possível centralizar todas as informações da operação diretamente no HubSpot, garantindo uma visão completa dos processos, da produtividade da equipe e do aproveitamento dos contatos.

Gestão centralizada e produtividade operacional
Tenha a gestão em uma única ferramenta, garantindo produtividade e qualidade das interações com os leads através de cadências na Meetime;
Visão de funil
Aumente a produtividade com registros automáticos da Meetime e acompanhe estrategicamente as etapas do funil de vendas.
Acompanhamento aprofundado de performance e métricas
Centralize em um único lugar todos os dados comerciais. Meetime ajuda na execução e o CRM continua apoiando na gestão do time e análise dos dados em tempo real para tomada de decisão.

Fluxos da Integração

Lead GANHO: Atualizar as propriedades do Contato no HubSpot.
Quando um lead é ganho, o Lead Status e o Lifecycle Stage do contato são atualizados.
Criar um Deal (Negócio) no HubSpot CRM.
É possível criar um Deal (Negócio) no HubSpot CRM após o lead ser ganho na Meetime — essa criação é opcional.
Lead PERDIDO: Atualizar as propriedades do Contato no HubSpot.
Quando um lead é perdido, apenas o Lead Status do contato é atualizado, e o Lifecycle Stage permanece vazio.
Enviar leads a serem prospectados do HubSpot para a Meetime.
Esse fluxo é referente ao envio dos leads do HubSpot para a Meetime, e para utilizá-lo o cliente precisa ter o plano Marketing PRO e os Webhooks liberados na conta do HubSpot.
Registrar em tempo real as interações da prospecção na Meetime no Contato do HubSpot.
A atualização acontece em tempo real no histórico do contato, incluindo as interações (atividades) realizadas e também os dados do Contato — sendo possível associar campos padrão e personalizados.

1. Ativar a integração:

O primeiro passo para ativar sua integração com o HubSpot é entrar em contato com o nosso Time de Suporte pelo e-mail suporte@meetime.com.br. Nossa equipe irá liberar na sua conta a opção de integração com o HubSpot e assim que a liberação for feita, siga os passos abaixo:
Clique na setinha ao lado do seu nome (no canto superior direito da tela);
Selecione a opção Integrações;
Em seguida, clique em HubSpot e depois em Iniciar Integração.

2. Definir os fluxos

Nesta etapa, você irá definir os fluxos que deseja utilizar na integração e garantir que todas as cadências e campos personalizados já estejam criados tanto na Meetime quanto no HubSpot.

Então, para que a integração funcione de acordo com as necessidades da sua operação, é essencial que você tenha as seguintes informações antes de iniciar o preenchimento da documentação:

Garanta que as cadências já estejam criadas na Meetime e os funis já estejam criados no HubSpot;
Garanta que os campos de lead e deal (negócio) já estejam criados tanto na Meetime quanto no HubSpot em formatos compatíveis;
*Se você utilizar campos de seleção, os valores da lista devem ser exatamente iguais tanto na Meetime quanto no HubSpot. Caso contrário, os dados não serão preenchidos corretamente na integração.
E identifique quais fluxos da integração você irá utilizar:
• Temos 5 perguntas fundamentais para configurar corretamente a sua integração, alinhando com as necessidades da sua operação.
*Essas perguntas devem ser respondidas e enviadas junto com o link da documentação preenchida para o nosso time de Suporte.

As respostas irão te ajudar no preenchimento da planilha. Confira abaixo a explicação do que deve ser preenchido na documentação com base nas suas respostas:

1. Haverá o fluxo de lead ganho?
Sim: Preencher na Aba 4 a tabela “Associação do status do lead Meetime <> HubSpot”.
Não: Deixar em branco essa tabela.

2. Haverá criação de deal no fluxo de lead ganho?
Sim: Preencher na Aba 4 as tabelas “Associação do status do lead Meetime <> HubSpot”, e “LEAD GANHO: Funil e Estágio padrão para criação de Deals no HubSpot”.
• Caso queira segmentar cadências em diferentes funis: “OPCIONAL: Criação de deals em diferentes funis com base na cadência da Meetime:”.
• Caso queira bloquear a criação de deals para cadências específicas:“OPCIONAL: Cadências em Blacklist”.
Não: Deixar em branco essas tabelas.

3. Haverá o fluxo de lead perdido?
Sim: Preencher a tabela “LEAD PERDIDO: Associação dos motivos de perda ao status do HubSpot:”.
Não: Deixar em branco essa tabela.

4. Haverá criação de leads sentido Hubspot > Meetime?
Sim: Preencher a Aba 3. Envio dos Leads do HubSpot para a Meetime
Não: deixar em branco essa aba.

5. Haverá criação de atividades?
Sim: Preencher a Aba 02. Associação de Atividades.
Não: Deixar em branco essa aba.

Essa etapa é importante antes do preenchimento da documentação porque, ao gerar a documentação, ela trará apenas as informações que já existem em ambas contas. Caso alguma informação seja adicionada ou alterada após a geração da documentação, será necessário solicitar a atualização manual ao time de Suporte da Meetime, já que a documentação não reflete alterações em tempo real.

3. Preencher a documentação:

Com a integração ativada, os fluxos definidos e as cadências e campos personalizados já criados, você deverá entrar em contato com o nosso time de Suporte solicitando a documentação para preenchimento. Assim que recebermos sua solicitação, iremos disponibilizar o documento.

➡️ Confira neste artigo como preencher a documentação corretamente: Integração HubSpot + Meetime: Como preencher a documentação?

Após a finalização do preenchimento da documentação, daremos início à última etapa da integração: a configuração dos Webhooks.

4. Configurar os Webhooks na Meetime:

Você receberá por e-mail as instruções e as URLs necessárias para configurar os webhooks. Com essas informações em mãos, basta seguir o passo a passo abaixo para concluir essa etapa da integração.

No canto superior direito da tela da Meetime, clique na setinha ao lado do seu nome e selecione a opção "Integrações".
No menu que abrir, selecione a opção "Webhooks".
Em seguida, clique em "Cadastrar novo" ou no botão “+” para adicionar um novo Webhook.

A partir disso, basta seguir as configurações conforme os fluxos que serão utilizados na sua integração com o HubSpot.

1. Lead GANHO: Atualizar as propriedades do contato no HubSpot

Para que esse fluxo funcione corretamente, é necessário configurar o Webhook na Meetime. Nesse caso, será preciso adicionar o Webhook referente a:

Lead Ganho

2. Criar um Deal (Negócio) no HubSpot CRM

Para esse fluxo, não é necessário configurar os Webhooks. Ele funcionará automaticamente conforme as informações preenchidas na planilha.

3. Lead PERDIDO: Atualizar as propriedades do contato no HubSpot]

Para que esse fluxo funcione corretamente, é necessário configurar o Webhook na Meetime. Nesse caso, será preciso adicionar o webhook referente a:

Lead Perdido

4. Enviar leads a serem prospectados do HubSpot para a Meetime:

Para utilizar esse fluxo, será necessário ter:

Plano Marketing PRO no HubSpot
Add-on de Webhooks habilitado

Configuração obrigatória:

✅ O tipo de registro no fluxo de trabalho deve ser "Contato"
✅ Adicionar a ação "Enviar um Webhook" no final do fluxo com o método "POST"

Esses são os pontos essenciais, os demais critérios podem (e devem) ser personalizados de acordo com o seu processo interno.

Exemplo de configuração (você pode adaptar ao seu cenário)

1. No HubSpot, vá em Automação > Fluxos de trabalho.

2. Você pode:

Usar um fluxo já existente, ou
Criar um novo fluxo do zero (vamos mostrar esse exemplo abaixo).

3. Em "Escolha um gatilho para iniciar este fluxo", selecione:

"Atendem aos critérios do filtro"
Tipo de registro: Contato
Critério sugerido: Status do lead é qualquer um de "Novo" (mas você pode escolher o que for melhor para o seu processo)

4. Clique em Próximo, defina se deseja permitir reinscrição, e depois clique em Salvar e continuar.

5. Clique no botão de "+" para adicionar uma ação.

6. Selecione "Operações de dados" > "Enviar um webhook"

7. Configure o Webhook:

Método: POST ✅
URL: insira a URL recebida por e-mail do nosso time de Suporte
Salve a ação.

8. Por fim, publique o fluxo.

5. Atualização em tempo real da prospecção no contato do HubSpot